Аутсорсинг офисной печати

Что такое Аутсорсинг печати?

Вы задумывались, сколько ежегодно тратится средств на печатный документооборот, а также на поддержание и обслуживание устройств печати вашей компании?

Уверены ли вы что все печатные устройства регулярно и эффективно используются?

Имеет ли смысл держать у себя на балансе дорогостоящий парк техники?

Оправданы ли риски связанные с выходом из строя печатно-копировальной техники?

Помочь ответить на эти вопросы, а так же оптимизировать и предложить наиболее эффективную модель организации печатной инфраструктуры для вашей компании, призваны услуги Аутсорсинга печати.

Аутсорсинг офисной печати (от англ. Managed Print Services (MPS) - управляемые услуги печати)  – это комплекс мер, позволяющих решить проблему бесперебойности и качества печати без необходимости содержать штат специалистов по копировальной технике и печатные устройства на балансе Компании. Прозрачность расходов и качественный сервис печати обеспечит специализированная компания, которая позволит ИТ-специалисту поддерживать необходимый уровень печати в соответствии с постоянно меняющимися требованиями бизнеса. 

Аутсорсинг офисной печати - это передача функций активного управления и оптимизации печатной техники и сопутствующих бизнес-процессов профильной компании, специализирующейся в этой области.

Затраты на офисную печать

Затраты на печать не всегда очевидны и похожи на айсберг - они состоят из видимых прямых затрат и скрытых косвенных расходов. И если прямые затраты на само оборудование, его ремонт, картриджи и бумагу для многих очевидны, то косвенные траты часто не учитываются.

Прямые расходы
•Оборудование
•Картриджи
•Профилактическое обслуживание и ремонт
•Запасные части
•Бумага

Косвенные расходы
•Ошибки при печати документов
•Налоги на имущество
•Утечка информации на бумажных носителях
•Управление парком техники
•Упущенная выгода
•Неликвидные складские запасы
•Управление закупками
•Потери от простоя оборудования во время ремонта
•Печать в личных целях
•Замена картриджей и администрирование
  

10 причин перейти на Аутсорсинг офисной печати

1. Сокращение расходов и повышения рентабельности
2. Контроль над процессом печатного документооборота
3. Освобождение от не профильных активов
4. Прозрачность бюджетирования
5. Разгрузка IT-специалистов
6. Бесперебойная работа оборудования
7. Единая точка ответственности
8. Отсутствие дополнительных вложений
9. Своевременная и компетентная помощь по вопросам печати
10. Сохранение времени и нервов сотрудников компании


Почему Вам нужен "Аутсорсингпечати.рф"?

"Аутсорсингпечати.рф" - это специально разработанная для российского рынка услуга по управлению офисной печатью в крупных и средних компаниях.


"Аутсорсингпечати.рф" имеет ряд отличительных особенностей от предложений имеющихся на рынке:

  • контроль за целевым использованием техники
  • противодействие утечке информации через печатный документооборот
  • ориентация на повышение эффективности системы печати, а не простое поддержание работоспособности парка техники
  • управление контрактом и отчетность в режиме on-line через автоматизированную систему мониторинга
  • мультивендерность (работа с оборудованием большинства производителей печатной техники)

Реализация услуги "Аутсорсингпечати.рф" проходит в 4 этапа:

  • 1 Этап - Аудит описание:

    Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить самой компании на вопрос «Сколько стоит страница документа?» практически невозможно.

    Поэтому первым шагом на пути оптимизации должно стать обследование офисной инфраструктуры и процессов – Аудит.

    Проведение такой работы сторонними консультантами позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика.

    За 2-4 недели специалисты компании АРТИ формируют показатели текущего состояния парка техники, выявляют слабые и сильные стороны документооборота компании, стоимость и объемы печати.

    В процессе аудита осуществляется:

    • Поэтажная инвентаризация. Обследование каждого печатающего устройства на предмет работоспособности, износа, ресурса, выявление неработающего оборудования.
    • Определение объёмов печати. Выявление объемов цветной и черно-белой печати, загруженности оборудования.
    • Анализ финансовых данных. Определение стоимости печати при имеющемся парке техники
    • Выявление текущих прямых и косвенных затрат. Стоимость расходных материалов, сервиса, бумаги, а так же энергопотребления аппаратов.
    • Выявление требований к печати. Объем, скорость, необходимое количество ч/б и цветных аппаратов, персональных принтеров и сетевых МФУ.

    Результат:

    • текущая стоимость отпечатка.
    • реальные совокупные затраты на печать.   

  • 2 Этап – Проектирование описание:

    После завершения аудита на этапе проектирования формируются предложения по оптимизации документооборота, согласуется техническое задание, проект и финансовый план системы печати.

    Проектирование включает:

    • Разработку концепции и долгосрочного плана развития системы печати. С учетом индивидуальных характеристик парка техники и планируемого развития компании специалисты разрабатывают план оптимизации печати компании.
    • Определение целевых показателей эффективности (стоимости печати), безопасности и работоспособности системы печати.
    • Разработку и согласование технического задания и проекта системы печати. Детальный проект системы учитывает оптимальную с точки зрения специалистов схему расположения оборудования, нагрузку на аппараты, задачи печати различных отделов.
    • Разработку политики печати. Разработка регламента использование печатного оборудования различными отделами и сотрудниками – запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати.
    • Разработку технического задания на внедрение.

    Результат:

    • Согласованное техническое задание,
    • Проект реализации,
    • Финансовый план системы печати. 

  • 3 Этап – Развертывание описание:

    Запуск в эксплуатацию корпоративной системы печати по стандартам «Аутсорсингпечати.рф» состоит из:

    • Поставки, инсталляции и настройки нового оборудования и перемещение имеющегося. Парк техники оптимизируется под нужды компании в зависимости от объемов печати, загруженности и производительности имеющегося оборудования.
    • Внедрение специализированного программного обеспечения по управлению печатью. ПО позволит мониторить печать и следить за соблюдением новой политики работы с документами в компании.
    • Внедрение политики печати и инструкций. Оповещение сотрудников компании о новых правилах использования печатного оборудования: запрет печати конфиденциальных документов, цветных документов, ограничение по объемам печати.
    • Тестирование и запуск корпоративной системы печати. Каждая система индивидуальна и требует определенного подхода для обеспечения наибольшей эффективности от внедрения.

    Результат:

    • Готовая к эксплуатации система. 

  • 4 Этап – Эксплуатация описание:

    В течение срока действия договора (в среднем 2-3 года) поставщик управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании; отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники вне зависимости от марок и производителей, оценивает текущие показатели эффективности, безопасности и работоспособности сиcтемы печати.

    Нет необходимости отвлекать внутренних ИТ-специалистов от важных для компании проектов — все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов можно передать на обслуживание.

    С этого момента Вы больше не заботитесь о парке печатной техники, а получаете выгоды от использования услуги

    «Аутсорсингпечати.рф»

    Результат:

    • 100% выполнения договора. 

Почему стоит отдать печать на аутсорсинг компании АРТИ?

Специалисты компании АРТИ изучили, апробировали и адаптировали для России лучший зарубежный опыт в области аутсорсинга офисной печати, разработали и внедрили стандарт оказания услуги "Аутсорсингпечати.рф"

Многолетний успешный опыт компании АРТИ на рынке сервисных услуг печатно-копировальной техники, высокая квалификация сотрудниковавторизация мировыми производителями печатной техники и клиентоориентированный подход позволяют вывести бизнес-процессы, связанные с печатью в вашей компании, на качественно новый уровень.

Компания «Арти» - первый российский корпоративный член MPSA (Managed Print Services Association), единственной международной независимой и некоммерческой организации отрасли MPS. Компания постоянно развивается и стремиться соответствовать изменяющимся потребностям клиентов и отрасли.

Наши специалисты возьмут под контроль не только все процессы обеспечения бесперебойной и качественной работы парка печатно-копировальной техники вашей организации, но также проведут аудит всей печатной инфраструктуры с целью дальнейшей оптимизацией процессов печати и связанных с ними расходов. 

Наши услуги включают:

  • Сбор данных и обследование всего парка печатно-копировальной техники вашей компании;
  • Анализ и оценку финансовых затрат на поддержание и обслуживание печатных устройств;
  • Разработку предложения по оптимизации процессов печати;
  • Доставку, установку и полную интеграцию печатной техники в вашу существующую IT-инфраструктуру;
  • Полный цикл технического обслуживания устройств, включающий: ежемесячную диагностику, профилактику, своевременный ремонт, замену расходных материалов и запасных частей;
  • Формирование склада подменного оборудования и необходимого запаса расходных материалов и запасных частей в зависимости от потребностей вашего офиса;
  • Всестороннюю поддержку пользователей, включающую: HelpDesk, удаленную консультацию пользователей, внедрение на территорию заказчика нашего специалиста и т.д.;
  • Ежемесячные и квартальные отчеты об объемах печати и сведениями о сделанных копиях ;
  • Один единый счет раз в месяц за фактически сделанные отпечатки.

Дополнительно компания АРТИ может предложить вам решения по обеспечению информационной безопасности процессов печати и предотвращению утечки информации посредством печатного документооборота.  

Свяжитесь с нами через форму Обратная связь или позвоните + 7 (495) 739 90 14